Trong tiếng Anh giao tiếp, không thể thiếu những tình huống giao tiếp qua điện thoại. Bài học hôm nay chúng ta cùng học cách gọi điện trong tiếng Anh cũng như những tình huống liên quan đến giao tiếp qua điện thoại.
Quy tắc sử dụng điện thoại trong giao tiếp
Dùng điện thoại là một phần thiết yếu của cuộc sống hàng ngày chúng ta. Chúng ta dùng điện thoại để gọi người khác để biết xem họ sống ra sao, để hỏi thăm tin tức, để phàn nàn, để xin lỗi, để chuyển những thông báo, để hỏi và cho hướng dẫn và vì nhiều lý do khác nữa.
Với nhiều người, khi sử dụng tiếng Anh là ngôn ngữ thứ hai, có thể họ cảm thấy không tự tin hoặc là sợ phải sử dụng tiếng Anh trong khi giao tiếp qua điện thoại.
Đừng lo lắng! Nghi thức điện thoại (tức các quy luật xã hội để gọi hay nhận những cú gọi điện thoại) dính líu đến ý thức và sự lịch sự chung. Bạn chỉ cần theo các qui tắc đơn giản trong loạt bài này thì việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Trước hết, bạn cần ghi nhớ một số điều sau:
- Ăn nói lịch sự và rõ ràng. Bởi vì bạn (hoặc họ) không nhìn thấy điệu bộ, cử chỉ, nét mặt của nhau.
- Lắng nghe cẩn thận điều người ta nói hay hỏi bạn.
Khi gọi điện:
Nếu bạn là người gọi: cần lịch sự đưa ra một lời chào, giới thiệu tên mình và trình bày công việc hay lý do bạn gọi điện thoại. Nếu bạn muốn nói chuyện riêng với ai, hãy hỏi người đó bằng tên người bạn muốn nói chuyện
Nếu bạn đang gọi một người bạn ở nhà, bạn có thể nói:
- “Hello. This is Michael Deering. Could I speak to Tom, please?” (Xin chào. Tôi là Michael Deering. Cho tôi nói chuyện với Tom?)
Tuy nhiên, nếu bạn đang gọi một người nói đó ở một công ty, bạn cần phải hỏi đến phòng làm việc của người đó trước, sau đó khi bạn đã được nối dây với người trong phòng đó thì bạn mới hỏi tên người cần gọi.
Khi trả lời:
- Hầu hết các công ty thương mại đều trả lời bằng tên công ty và “May I help you?”.
- Các cá nhân ở nhà thường trả lời bằng câu chào đơn giản Hello hay đôi lúc là tên chỗ ở của mình, ví dụ: “John residence”.
- Đôi khi, người ở công sở hay ở nhà có thể trả lời bằng tên của họ, ví dụ: “David Bailey speaking” hoặc “Pat McCall here”.
Dưới đây là một vài cách để nói chuyện với người nào đó:
- May I speak to Jerry, please? This is Tad Andrews calling.
- Could I speak to Jerry, please?
- Can I speak to Jerry, please?
Hình thức trang trọng, thường dùng với ngữ cảnh công sở
- I’d like to speak to Jerry, please. This is Tad Andrews.
- This is Tad Andrews from Union National Bank, is Jerry in, please?
Hai câu cuối thể hiện sự thân mật, khi người gọi và người trả lời đều biết rõ nhau:
- Is Jerry there? (Jerry có ở đó không vậy?)
- Jerry, please? (Cho mình nói chuyện với Jerry.)
Chú ý: Sử dụng may lịch sự hơn là dùng could hay can.
Gọi điện đến một công ty trong giao tiếp tiếng Anh
Nếu một người thư ký hay một người tiếp tân chào bạn trước, họ có thể đòi hỏi bạn trình bày công việc với người mà bạn muốn nói chuyện — đặc biệt nếu người đó nằm trong ban giám đốc hay rất bận. Đừng bực mình vì thủ tục này. Công việc của một người thư ký là phải tường trình cho chủ của mình những cú điện gọi và đây là thủ tục chuẩn cho hầu hết các công ty Mỹ.
Một cuộc đối thoại với một thư ký có thể diễn ra như thế này:
Thư ký: Good morning Jones Construction Company. May I help you?
Bạn: Hello. This is Ali El-Hussein. May I speak with Mr. Jones, please?
Thư ký: May I ask the nature of your business, please?
Bạn: I’m with Duke Power, and I need to talk with Mr. Jones about his building project on Woodlawn Road.
Thư ký: Thank you. Just a moment.
Người thư ký hỏi câu: “May I ask the nature of your business, please?” để biết được đó có phải là cuộc gọi liên quan đến công việc hay không.
Bạn thấy rằng: người thư ký biết được tên người gọi và lý do cuộc gọi, vì vậy anh ta (hoặc cô ta) có thể quyết định cuộc gọi có quan trọng hay có đáng quấy rầy ông chủ hay không. Thêm vào đó, thông tin tường trình này có thể được chuyển đến ông Jones trước — như một cách chuẩn bị cho ông ta về cuộc gọi:
“Mr. Jones, Mr. El-Hussein from Duke Power is calling about the Woodlawn Road project” – đây chính là lý do cuộc gọi.
Chờ điện thoại trong giao tiếp tiếng Anh
Nếu người bạn đang hỏi tới chưa nói chuyện được ngay, người bạn đang nói chuyện với có thể yêu cầu bạn chờ một chút. Đây là một vài câu phổ thông được dùng:
- Would you mind holding a minute while I try to find her? (Trang trọng)
- Could you hold, please?
- Please hold a moment.
- One moment, please.
- Just a moment, please.
- Wait a moment, please.
Tình huống thân mật:
- Hang on. I’ll get him. (Thân mật)
- Just a sec. (Thân mật)
sec là một hình thức giản lược của second, thường được dùng trong các cuộc đàm thoại thân mật.
Điều gì xảy ra nếu người bạn đang gọi không ở đó hay cũng đang bận nghe điện thoại? Người trả lời điện thoại sẽ chuyển thông tin này và sau đó thường hỏi bạn có muốn nhắn lại gì cho người đó hay không, bạn có muốn người đó gọi lại cho bạn không hay bạn có muốn sau đó gọi lại không. Dưới đây là một vài cách mà người ta có thể diễn đạt thông tin này.
- I’m sorry, but Mr. Jones is not here right now. May I take a message or would you like to call back later?
- Ms. Lee is tied up now. Would you like to leave a message?
- Ms. Lee is busy now. Would you like to call back later?
- Ms. Lee is occupied now. Would you like to have her return your call?
- I’m afraid Dr. King can’t come to the phone at this time.
- I’m afraid Dr. King can’t speak to you at this time.
- I’m afraid Dr. King can’t take the call at this time.
- Could you call back in a few minutes?
- Could you call back in a little while?
- Could you call back later?
- I’m sorry, but Margarita is not in at the moment. Would you like to leave a message or call back later?
Tied up là một thành ngữ để biểu lộ cho busy hay occupied (bận)
Xử lý tình huống gọi nhầm số trong giao tiếp tiếng Anh
Nếu bạn gọi sai số, đừng tỏ ra bối rối hay khó chịu. Mọi người đều có thể nhầm lẫn. Đây là một vài câu đơn giản để nói nếu bạn gọi sai số:
(Ồ, tôi xin lỗi, tôi gọi nhầm số.)
- Oh, I’m sorry, I have the wrong number.
- Oh, I’m sorry, I guess I have the wrong number.
- Oh, I’m sorry, I must have the wrong number.
(Ồ, tôi đang muốn gọi cho …)
- Oh, I was trying to reach Mr___ (cho tên).
(Đây có phải là số máy … ?)
- Is this (012345)___ (cho số điện thoại mà bạn muốn gọi)?
Sau đó:
Nếu lời đáp lại là không, ví dụ như “No, it isn’t”). Bạn trả lời:
- Oh, I’m sorry. I dialed the wrong number.
Nếu lời đáp là phải, ví dụ như “Yes, it is”). Bạn trả lời:
- I’m trying to reach ___ (cho tên). Is he/she there?
Nếu bạn trả lời điện thoại và người ta gọi nhầm số, đơn giản nói:
- I’m sorry. You have the wrong number.
- I’m sorry. There’s no one here by that name. I think you dialed the wrong number.
Hy vọng rằng bài học trên đây sẽ giúp bạn tự tin khi gọi điện bằng tiếng Anh. Hãy chia sẻ bài học nếu thấy hữu ích và chúc bạn học tốt.
Bài học này nằm trong chuỗi bài về các tình huống giao tiếp tiếng Anh thông dụng.
